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如何通過管理轉型協助企業提升競爭力

商業顧問服務事業群 吳佳倫

 

在動態的競爭環境中,所有的企業都必須隨時不斷的檢討內部如何執行、如何管理、如何調整組織以因應現在的環境,才能提升組織的執行力,但近年來持續的金融風暴衝擊,國際經濟情勢不明與市場變化劇烈的影響下,企業唯一的因應方式只有將組織的應變能力調適的更具彈性,才能因應大環境的挑戰。但在大多數經營成果良好的企業,由於對產業太熟悉與許多包袱的關係,仍然只運用了百分之五十的資源而且彈性不足,無法有效找出改善的方法,協助自身企業在詭譎多變的環境下,讓企業的經營成效更上一層樓。

我們發現,面對詭譎多變的環境,組織的領導人,並須盡快針對以下幾項議題,作出快速的回應:

 

作業流程創新設計與檢討,平衡營運管理與監控,增加回應彈性

目前很多企業面臨營運管理與監控之平衡問題,強化營運監控可以加強企業人員與流程的遵循度、避免因人員執行與經驗上的誤差,產生異常對企業造成衝擊。但另一方面,嚴格營運監控卻造成一定成本的付出。在嚴格控管的管理思維下,許多的流程與執行細節必須嚴格的遵照公司企業內部控制的要求,無論是在蒐集數據,抑或是在針對異常的回覆,以及相關投入進去的成本在一般的帳面上看不到,但實際企業卻為其付出很大的成本而不自覺。

但隨著企業成長,管理者須不斷因地制宜檢視現有的作業流程是否造成過高的成本與降低彈性,雖說目前的制度都是因應過去的種種前因後果造成的,但企業的作業流程在發展到一定的時間後,必須要重新作一次完整的流程檢視,透過實際執行員工多元的思維、創新的想法與意見回饋,並與管理層級聚焦後取得支持,創新後的快速回應能力往往會讓人發現很多的效率與成本的浪費就在其中,只是過去以來大家忽略掉它。

改變管理系統與管理檢討機制,掌握管理重點與即時回應

管理系統的設計應兼具複雜度與深入度,除了管理架構與績效指標的設定必須能夠反應公司營運策略的執行狀況,還必須能兼具掌握日常的異常作業,而管理者只需針對管理系統反饋的異常事件作好異常管理即可,但這樣的管理系統設計,一般人會認為是一般的目標管理或績效考核方式,由上層布達,再由下往上校準後,成為公司的管理系統。

在我們的經驗,這樣的管理方式往往與公司營運目標與日常管理脫節,這樣的管理方式是上一個世代的目標與績效管理做法,除了公司的營運策略無法普遍被中基層主管理解之外,許多管理人員的思維模式往往已被現有的流程與制度框架限制住,無法提出新的思維與創新的做法。

而且一般人員的心態往往流於應付,人員彼此藏拙以及自我保護,無法將真正的管理細節或須突破的管理項目誠實以對,更不想讓高層時時掌握,因此這樣的制度無法對高階管理階層在掌握現況上的幫助產生實際的效果。

較佳的管理系統設計實務必須由公司高層或外部的專業團隊協助,才能由第三者的角度掌握未來營運方向,並兼顧內部作業的重點管理精神,設計出真正符合公司成長的管理系統,提供組織在管理各部門、各流程、各層級上足夠的資訊透明度,在必要的時候反映我們所需的資訊,避免人員判斷發生的錯誤或可能發生的弊病,以及降低我們蒐集數據的成本。

更深層的內外部協同合作

為了快速因應市場的變化,企業必須加速發展內外部協同合作的營運模式與環境,在本文前面提及企業必須「作業流程創新設計檢討,平衡營運管理與監控,增加彈性」,但不僅只如此,企業也必須將流程的創新引導到內部跨部門的協同作業,過去我們常看到每個部門都很努力工作,但跨部門的協同作業不良卻降低了各部門的作業效率,就如同馬拉松接力賽跑,在競賽的過程中,有任何一棒漏接或進度落後的話,都會影響到最後競賽的結果,企業內部協同作業也是一樣的道理,而且我們特別強調的深層的內部作業協同創新,包括鼓勵員工創意、激發員工主動性、與跨部門相互交流及創新。

除深化內部協同作業外,企業必須加速發展外部協同合作的營運模式與環境,盡快計畫大規模的轉型,以讓組織能與外部合作對象展開協同合作,並且讓整個營運模式更開放,以便加深與合作夥伴的合作模式,取得更及時的資訊以及共同降低營運成本,更快速的回應市場。

強化資訊工具的運用

以上提及三項重要的營運模式改變,都必須有相對應的資訊工具導入,以協助企業運作的更有效率,除了流程與營運模式創新產生的作業流程必須電子化外,在營運決策支援系統的需求也必須依據管理系統的升級作相對應的改變。此外,企業尚可利用預測分析工具來提升員工面對客戶的能力,在制定決策時提供具有分析歷史及延伸未來的參考數據。以及將商業智慧工具納入考量,讓確保數據導向的決策方式成為日常作業的一部分,協助管理者找到真正需要花時間努力的明確方向,以改善營運效率及成果。

建立與保持顛覆性的開放組織文化

保持顛覆性的思考:即使企業的產品與服務不變,管理者仍需刻意跨出產品與服務、企業與部門的出發點,擴大思考範圍,時時質疑既有規範,必試圖去改善與創新。
藉由保持創新與顛覆性的文化,在開放的工作環境中賦予員工權力,讓員工可以在組織目標規範下有空間採取行動,企業可以藉此訓練員工,以及增進員工的責任感與主動力。此外,從外部引進新的刺激,如客戶、專家或非同產業的創新作業模式,通常可以達到以上的效果,並有效的顛覆內部陳年的組織文化。

加速管理模式轉變、領導變革

組織若要轉型成功,最重要的是全體管理階層觀念的提升與認同,並且對目標有共識,全體朝同一方向快步執行,因此經營管理階層必須先計畫變革,同時具備完整的轉型計畫與溝通能力,溝通高階主管團隊投身於遍及組織的大型組織轉型。其中包含「有計畫的引導改變」、以及「讓組織意識到危機與急迫感」,並且「以身作則帶動轉型」,包括實際投入上述所及的各項活動。

依據我們過去的經驗,企業若能在有系統與方法的顧問輔導下轉型,可以協助企業達到以下效益:

  • 管理系統升級
  • 主管管理意識/技能提升
  • 組織彈性與營運效率提升
  • 強化執行力文化
  • 提升企業競爭力
  • 加速企業成長速度

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